Благодарное письмо за сотрудничество

Как написать письмо с благодарностью?

Благодарное письмо за сотрудничество

Официальное письмо с благодарностью является отличной основой для построения лояльных отношений, как в бизнесе, так и в обычной жизни.

Это не только способ продемонстрировать признательность, но и возможность отыскать новых клиентов и бизнес-партнеров.

Многие компании используют письма-благодарности, чтобы повысить продажи, создавая у клиентов приятное впечатление о себе.

Но нужно уметь правильно составлять письма, иначе они не принесут нужного эффекта или даже навредят имиджу компании.

Что такое благодарственное письмо?

Благодарственное письмо — одна из разновидностей делового документа. С его помощью можно выразить признательность какому-то конкретному физическому или юридическому лицу. Причины такой благодарности могут быть разнообразными.

Составляется письмо в качестве самостоятельного документа или отправляется в качестве ответа на что-либо. Например, на приглашение, поздравление и тому подобное.

Это один из обязательных видов делового общения. Компании его пишут на собственных бланках, соблюдая требования делового стиля:

  • форма;
  • подпись руководителя;
  • печать.

Человек, которому адресовано такое письмо, будет польщен и получит важное подкрепление значимости своей работы.

Когда может понадобиться благодарственное письмо?

Почему, для кого и в каких ситуациях может понадобиться «thank you letter»?

  1. Чтобы поблагодарить. Письмо-благодарность может выражать признательность за полученные услуги, работу или сотрудничество.
  2. Чтобы выделиться. Написание ответа-благодарности, например, бизнес-партнерам при выгодном сотрудничестве, может выделить компанию. Тем более, что письма-благодарности пишут не так часто. Также благодарностью можно отметить хорошо отличившегося сотрудника, мотивируя его на дальнейшие трудовые подвиги.
  3. Если нужно напомнить о себе. Так компании часто напоминают о себе клиентам и потенциальным покупателям, которые уже пользовались их услугами. Поблагодарив за сотрудничество в прошлом, можно повысить шансы на сотрудничество в будущем.

Благодарственное письмо — важная часть делового общения. Его используют в учебных заведениях, бизнесе, маркетинге.

Виды благодарственных писем

Письмо с благодарностью за работу и не только, может быть нескольких видов:

  • формальное;
  • кейс;
  • косвенная реклама.

Рассмотрим каждый вид по отдельности.

Формальные благодарственные письма

Наиболее распространенная разновидность документа. Это универсальная форма, в которой не нужна конкретика. Такое письмо пишется по шаблону без индивидуальных деталей.

Объем текста не ограничивается, но много писать нежелательно. Обычно хватает 1-2 абзацев. Существует несколько разновидностей формальной благодарности:

  1. Письмо с благодарностью за сотрудничество. Обычно используется не только в частных нуждах, но и чтобы поблагодарить учителей, наставников и так далее.
  2. Благодарственное письмо сотруднику. Выдается как поощрение за добросовестное выполнение обязанностей или проявленную полезную инициативу.
  3. Письмо с благодарностью, выражающее надежду на дальнейшее сотрудничество. Используется усиленный шаблон.
  1. Благодарственное письмо руководителю. Например, это может быть благодарность за грамотное управление отделом и тому подобное.

Все тексты формального документа состоят из шаблонных фраз, штампов и клише.

Благодарственное письмо, как кейс

Этот формат более сложный, зато более эффективный и приятный для стороны, которую благодарят. Главное отличие от формальной благодарности — наличие информации о том, за что собственно данная благодарность поступила.

Жестких требований при оформлении нет. Стиль написания может быть любой, на усмотрение того, кто эту благодарность пишет:

  • официально-деловой;
  • нейтральный;
  • разговорный и так далее.

Главное, чтобы в документе фигурировали факты.

Благодарственное письмо, как косвенная реклама

Такое письмо напоминает «кейсы», но в нем делается акцент на коммерческой составляющей того, за что благодарят. Например, если благодарят за покупку какого-то товара, в тексте расписывают его преимущества и предлагают купить что-то дополнительно. Так можно ненавязчиво прорекламировать себя. Обычно подобным образом составляется письмо с благодарностью за покупку.

Как пишется письмо-благодарность?

Благодарственный бланк может составляться в свободном стиле, но помните, что это деловая документация, поэтому нужно соблюдать главные требование. Используйте для текста такую структуру:

  1. Шапка. Размещайте «шапку» сверху, желательно, с правой стороны. В ней следует указывать данные о чловек (компании, коллективе), к которому обращаются с благодарностью: название/ФИО, должность и так далее. В некоторых благодарственных письмах «шапку» можно упустить.
  2. Обращение. Это главный раздел, где высказывают благодарность. Обращение желательно начать с шаблонных фраз вроде «Выражаем благодарность…» и тому подобное.
  3. Подпись. Размещается внизу с левой стороны. Рядом располагается информация о том, кто пишет благодарность.

Это стандартный формат благодарственного письма, но если благодарность неформальная, его можно не придерживаться.

Рекомендации для написания

Чтобы правильно составить благодарность, не отступать от темы и сохранить четкую структуру, можно использовать следующие советы:

  • когда документ адресован сотруднику, лучше обращаться «Уважаемый», не используя обращения «Господин» или «Дорогой»;
  • в тексте нужно указать имя человека или название организации, которому/которой предназначена благодарность, имя того, кто благодарит;
  • не прибегать к откровенной лести;
  • можно пожелать успехов в будущем.

Логичный завершающий этап написания письма — проверка на ошибки. Внимательно перечитайте документ и убедитесь, что нет опечаток, все имена и фамилии, названия фирм и компаний написаны корректно.

Шаблоны благодарственных писем

Помочь в том, как написать письмо с благодарностью, могут шаблоны:

  1. В данном письме много канцеляризмов и отсутствует конкретизация, за что именно благодарят. К тому же слишком много саморекламы. Но, если убрать самолюбование и словесный мусор, шаблон вполне пригоден.
  1. Неплохой пример письма, но все же слишком обезличенный, что снижает его ценность в глазах адресата. И вместе с тем, сгодится в качестве шаблона.
  1. Плюсы этой благодарности — отсутствие шаблонности, заискивания в тексте и использование фирменного оформления.
  1. В тексте этого образца есть все, что должно быть по инструкции. Кроме «шапки», которая необязательна в подобного рода документах.

Запомнить

  1. Письмо-благодарность — это разновидность деловой документации.
  2. Существуют несколько видов благодарственных писем: формальное, кейс и косвенная реклама.
  3. Документ пишется без строгого шаблона, но с соблюдением правил деловой документации.
  4. Обязательно нужно указать, кто кого и за что благодарит.

{«0»:{«lid»:»1573230077755″,»ls»:»10″,»loff»:»»,»li_type»:»em»,»li_name»:»email»,»li_ph»:»Email»,»li_req»:»y»,»li_nm»:»email»},»1″:{«lid»:»1596820612019″,»ls»:»20″,»loff»:»»,»li_type»:»hd»,»li_name»:»country_code»,»li_nm»:»country_code»}}

Истории бизнеса и полезные фишки

Источник: https://netpeak.net/ru/blog/kak-napisat-pis-mo-s-blagodarnost-yu-story/

Как написать благодарственное письмо: образец, шаблон и примеры текста | Копирайтинг c Шардаковым

Благодарное письмо за сотрудничество

Благодарственное письмо — один из лучших инструментов обоюдного пиара.

При грамотном использовании это не только способ выразить признательность и сказать “Спасибо”, но и найти новых клиентов, установить и упрочить полезные деловые связи (нетворкинг) и даже повысить продажи. Себе. Об этом и о многом другом с примерами, шаблонами, образцами и бланком, чтобы скачать, — в сегодняшней статье.

Сила благодарственного письма

Поскольку благодарственное письмо в большинстве случаев пишется на фирменном бланке и заверяется печатью (не всегда) и подписью, то его воспринимают как официальный документ. И здесь срабатывает триггер предрассудков: раз документ официальный, то подлинность его не вызывает сомнений. И если обычным отзывам могут не поверить, то благодарственным письмам верят практически всегда.

Кроме того, раз мы заговорили о психологических триггерах, то здесь актуальны еще три:

  1. Социальное доказательство. Когда Вы показываете клиентам благодарственные письма, они видят, что Ваши товары или услуги пользуются спросом и с большей охотой обращаются к Вам.
  2. Авторитет. Мало того, что официальные благодарности смотрятся весьма эффектно, они передают Вам или Вашей компании «вес» тех, кто благодарит. И чем солиднее автор письма, тем большее впечатление оно производит на читателя.
  3. Благорасположение. Вы можете по своей инициативе написать благодарственное письмо, чтобы расположить к себе человека. Это отличный инструмент установления и усиления деловых связей.

Другими словами, вне зависимости от того, выражаете Вы или принимаете благодарность, письменно зафиксированное “Спасибо!” играет на руку обеим сторонам. Более того, это один из немногих маркетинговых инструментов у которых практически нет противопоказаний и побочных эффектов (главное — не перегибать палку, и об этом — чуть ниже).

1. Формальные благодарственные письма

Пожалуй, это самый распространенный вид. Отличается универсальностью и абстрактностью, без какой-либо конкретики. Носит, скорее, номинальный характер и чаще всего пишется в официально-деловом стиле по шаблону. Перед основным текстом идет заголовок “Благодарность” или аналог.

Шаблон формального благодарственного письма.

Давайте рассмотрим, как этот шаблон реализовать на практике. Как я уже говорил, он универсальный, а потому подходит для любых ситуаций и ни к чему не обязывает. Объем текста при этом может быть любым: от двух строк до страницы А4 (редко и нужно постараться — столько «воды» налить!). На практике 1-2 абзацев более чем достаточно.

а) Благодарственное письмо за сотрудничество (пример)

Компания ООО “Рога и копыта” выражает благодарность ОДО “Серебряные подковы” за
сотрудничество и высокий уровень сервиса.

Подобный образец можно использовать не только в корпоративном сегменте, но и для частных нужд, например, чтобы сказать “спасибо” учителю, воспитателю или родителям в попечительском совете. Посмотрите.

б) Благодарственное письмо родителям (пример)

Администрация школы №12345 выражает благодарность родителям ученика 11 “В” класса, Иванова Ивана, за активное участие в подготовке к фестивалю “Весна-2018”.

При этом обратите внимание, что письмо может быть как с упоминанием конкретного человека, так и собирательным, указывающим на группу людей (например, быть адресовано всем родителям).

в) Благодарственное письмо сотруднику (пример)

ООО “Синий трамвайчик” выражает благодарность главному бухгалтеру Ивановой Анне Ивановне за честность, добросовестное выполнение должностных обязанностей и мужественное прохождение проверки госконтроля и ОБЭПа.

Бывают ситуации, когда одного “Спасибо” мало и хочется укрепить отношения. В такой ситуации можно использовать усиленный шаблон.

Образец усиленного благодарственного письма

Здесь все то же самое, только в конце используется связующая вставка, которая дает понять, что это только начало, и за благодарностью следует продолжение отношений.

г) Благодарственное письмо руководителю (пример)

Коллектив ООО “Лакмусовый индикатор” выражает благодарность руководителю отдела продаж Сергееву Сергею Сергеевичу за профессиональный подход к управлению и мотивации сотрудников. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Как видите, тексты формальных благодарственных писем похожи и чуть меньше чем полностью состоят из штампов и клише. Да, они скучны. Однако в этом их и особенность. Они выдержаны так, как их ожидают увидеть. Ни больше ни меньше. Кроме того, креатив в благодарностях далеко не все могут понять и оценить, особенно если Вы планируете использовать письма как маркетинговый инструмент.

Дело в том, что ключевое значение имеет само наличие письма, а не его содержание. Например, если у Вас благодарность от Государственной Думы или “Газпрома”, какая разница, что в ней написано? Более того, формальные письма просты в написании, ни к чему не обязывают и никак не компрометируют автора. Что в свете определенных обстоятельство весьма актуально.

2. Благодарственное письмо как кейс

Это более сложный формат, но он работает на порядок эффективнее для того, кого благодарят. Впрочем, он же требует и дополнительной ответственности от автора. особенность и отличие от предыдущего формата: здесь конкретно указывается результат, за который говорят “Спасибо”. Шаблон письма выглядит вот так.

Шаблон письма-кейса.

д) Благодарственное письмо за помощь (пример)

ИД “Скрепка” благодарит ИП Иванова И.И. за помощь в подготовке продающей презентации. Разработанная презентация произвела впечатление на потенциальных партнеров издательства и стала ключевой составляющей в закрытии сделки на сумму 15 млн. рублей. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Хорошая новость: при подготовке писем-кейсов нет жестких требований. Их можно писать в свободном стиле: в официально-деловом или в нейтральном, в разговорном — как угодно. Лично я сторонник нейтрального стиля, потому что, как уже писал, креативные ухищрения далеко не все могут понять и оценить. Главное — чтобы в письме фигурировали цифры и факты. На практике письмо может выглядеть вот так.

Пример благодарственного письма (кейса).

Кейс — это готовый маркетинговый инструмент, который свидетельствует о том, что человек, которого благодарят, умеет решать поставленную задачу и ориентируется на результат. Это ценится и производит впечатление куда сильнее. К слову, подход можно использовать и в бытовых ситуациях. Посмотрите другой образец.

е) Благодарственное письмо саду (пример)

Родительский комитет группы №1 выражает благодарность администрации ДДУ №1 и лично заведующей, Ивановой Анне Ивановне, за дополнительные меры, принятые для обеспечения безопасности воспитанников. По инициативе Ивановой А.И. детский сад был оборудован комплексной системой видеонаблюдения, а горки на площадках заменены на травмобезопасные.

Источник: https://shard-copywriting.ru/blagodarstvennoe-pismo/

Право и юриспруденция
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: