Как пользоваться сшивателем документов

Содержание
  1. Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции
  2. Какие документы необходимо сшивать?
  3. Нормативные акты
  4. Требования для государственных учреждений
  5. Как правильно прошивать документы
  6. В 2 прокола
  7. На 3 дырки
  8. На 4 дырки
  9. На уголок
  10. Как пронумеровать листы
  11. Как заверить прошитый документ
  12. Исправления
  13. Как пользоваться сшивателем документов?
  14. Брошюровка — что нужно знать офисному сотруднику
  15. Что такое брошюровка
  16. Кому может понадобиться брошюровка?
  17. Виды брошюровки
  18. Как готовить к печати листы для брошюровки
  19. Как выбрать брошюровщик
  20. Разновидности брошюровщиков
  21. Характеристики
  22. Критерии выбора
  23. Как пользоваться сшивателем документов
  24. Для чего сшивать документы нитками
  25. Способы прошивки документов
  26. Как сшивать документы
  27. Как сшивать документы правильно
  28. Как сшивать документы на фирме
  29. Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина
  30. О прошивании документов: как правильно сшивать нитками, пошаговая инструкция
  31. Peгулиpoвaниe пpoшивки дoкумeнтoв в дeлoпpoизвoдcтвe
  32. Дoкумeнты, пoдлeжaщиe пpoшивкe
  33. Hopмaтивныe aкты, peгулиpующиe пpoшивaниe дoкумeнтoв
  34. Методика подготовки конфиденциальных документов к прошивке

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции

Как пользоваться сшивателем документов

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

— образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

99 комментариев

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html

Как пользоваться сшивателем документов?

Как пользоваться сшивателем документов

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Брошюровка — что нужно знать офисному сотруднику

Как пользоваться сшивателем документов

Работа секретаря практически всегда связана с бумагами. Очень важно правильно оформить документ, чтобы он выглядел красиво и корректно. Само собой, некоторые документы представляют из себя не пару, а несколько десятков (или даже сотен) страниц.

Годовой отчет, листы для кассовых книг, учетные документы и другие тяжело хранить в бумаге, если они представляют из себя стопку листов со скрепкой в углу. Именно на такие случаи предусмотрена брошюровка.

К сожалению, просто сделать документ и отправить его в типографию не получится — необходимо соблюсти некоторые тонкости в оформлении.

Рассказываем, как подготовить листы к печати для брошюровки и какие виды брошюровки бывают.

Виды брошюровки

Что такое брошюровка

Брошюровкой называют скрепление листов по одной стороне в документ (брошюру). Помимо элементарной практичности в хранении, брошюровка добавляет документу моральный вес и позволяет бумагам дольше сохранять приемлемый вид.

Сейчас, чтобы скрепить документ в брошюру, принято использовать специальное оборудование — биндер.

Кому может понадобиться брошюровка?

Брошюры всегда выглядят лучше, чем разрозненные или просто скрепленные степлером листы. Но для брошюровки необходимо иметь специальное оборудование или воспользоваться услугами типографии, а это время и деньги. Тем не менее, есть ситуации, когда без брошюровки не обойтись:

  • Если вы хотите хранить документ долгое время, не путая в нем страницы;
  • Если документ — большой по объему, и его проблематично скрепить степлером или поместить в файл;
  • Если документу нужно придать достойный вид.

Эти условия часто встречаются вместе, но достаточно и одного, чтобы обратиться к брошюровке. Тем не менее под разные нужды подходят разные типы скрепления документа.

Виды брошюровки

Существуют разные типы брошюровки, отличающиеся и по цене, и по применению.

  • Сшивание разъемными скобами является одним из самых распространенных, простых и дешевых видов брошюровки. Его преимуществом перед остальными является возможность быстро снять со скобы листы, поменять их порядок и вернуть на место. Однако это же может стать и недостатком, так как при многократном развертывании листы могут сходить со скоб. Также у данного способа есть ограничение на количество листов — после 200 становится уже проблематично скрепить всё в один документ. Разъемными скобами часто сшивают курсовые работы студенты.
  • Скрепление на пружину позволяет избежать отсоединения листов, но в остальном похоже на предыдущий способ. Здесь уже можно скрепить до 480 листов — в зависимости от материала и диаметра пружины. Этим способом часто пользуются при составлении презентации компании, медиа-китов и пр.
  • Термоклеевая брошюровка используется уже для книг в бумажном переплете. Стопку листов смазывают горячим клеем и тот, застывая, скрепляет их в один блок. Этим способом можно скрепить не более 350 листов. Также стоит учитывать, что книга не сможет сохранять открытый вид без вреда для склейки.
  • Брошюровка на металлическую скобу

1. внакидку часто встречается в производстве тетрадей и пособий, так как при сравнительной дешевизне, она позволяет активно использовать скрепленные листы. К сожалению, большинство типографий не делают такую брошюровку для более чем 40 листов.

2. втачку позволяет сшивать большее количество листов, однако является довольно дорогим и не обеспечивает высокого качества продукции: документы плохо раскрываются, поля съезжают, а крайние страницы рискуют выпасть. При возможности, его лучше заменить другим видом брошюровки.

  • Ниткошвейная брошюровка позволяет изданию хорошо раскрываться и включать в себя довольно большое количество листов — некоторые издания можно выполнить только с помощью нитки. Это самый надежный, но потому и самый дорогой способ брошюровки. Его рекомендуется использовать только в самых серьезных изданиях.
  • Швейно-клеевое скрепление часто заменяет ниткошвейное, так как выполняется проще и дешевле. Оно также является более дорогим способом, нежели сшивание при помощи скобы или пружины, но выглядит гораздо лучше и качественнее. Такие способы брошюровки можно использовать для книг учета.

Как готовить к печати листы для брошюровки

Перед тем, как отдать листы на брошюровку, необходимо проверить правильность оформления документов, наличие виз, нужных подписей, отметок о регистрации и исполнении, приложений к документам.

При разработке макета брошюры нужно учитывать, что листы будут подгоняться, обрезаться и сцепляться друг с другом, и для всех этих операций необходимо место на файле, который идет в печать.

К примеру, припуски должны быть не менее 3-5мм, изображения и текст должны отступать от краев не менее чем на 3мм, а изображение под обрез (находящееся прямо по линии среза) — вынесено на 3мм за край.

Если вы работаете в Word, то стоит ориентироваться по полям (раздел «макет» в общем меню, либо вкладка в окне «параметры страницы»). Именно от них отсчитываются отступы (раздел «главная => абзац») в программе.

Поля следует определить для всего документа, в них нужно учитывать и размер припуска, и желаемый отступ от края. Лучше всего ориентироваться по линейке над документом.

Для работы с пружинами и разъемными скобами необходимы отступы 12-18мм (6-8мм — отступы для отверстий) с зеркальным различием четных и нечетных полос (количество — кратное 2).

Для брошюр на скобу нельзя предоставлять полосы разворотами (например 1-2, 3-4, 5-6 и т.д.) или спуском (8-1, 7-2, 6-3 и т.д.). Если листов много, они будут смещены от корешка, и это смещение будет впоследствии обрезано, что необходимо учитывать.

При клеевом скреплении используются технологические поля 6 мм шириной.

Важно, чтобы файл читался одинаково на любом устройстве, поэтому шрифты должны быть переведены в кривые.

Перевод в кривые позволяет сохранить внешний вид шрифта без наличия файла со шрифтом — он становится похожим по свойствам на картинку. К примеру, при работе в Word или Excel достаточно сохранить файл в pdf.

В Adobe InDesign есть специальная операция с таким названием. Также, растровые изображения должны быть встроены в файл с разрешением не менее 300dpi.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/broshiurovka--chto-nujno-znat-ofisnomu-sotrudniku-5c6d0bc06ee4c500c0d46bb8

Как выбрать брошюровщик

Как пользоваться сшивателем документов

Брошюровщик или переплетная машина – прибор, предназначенный для скрепления листов бумаги в один документ. Он используется при подготовке и оформлении отчетов, результатов исследований, учебных работ и других материалов.

На рынке представлено множество устройств с различными характеристиками и стоимостью. Как выбрать оптимальный брошюровщик и не переплатить за ненужные функции? Для этого следует понимать, чем отличаются друг от друга разные модели.

Разновидности брошюровщиков

Брошюровщики классифицируют по нескольким признакам. Главный из них касается способа переплета, который может быть:

  • на пластиковую пружину;
  • на металлическую пружину;
  • на клейкую основу.

Устройства, сшивающие документы на пластиковые пружины, приобретают как для дома, так и для офиса. С их помощью удобно скреплять каталоги, прайс-листы, рефераты, доклады и курсовые работы. Главное достоинство таких машин – возможность переплетать как небольшие, так и объемные документы.

Пластиковые пружины имеют разные цвета и размеры. Диаметр самой тонкой из них составляет всего 4,5 мм и рассчитан на 15 листов. Самая большая пружина диаметром 51 мм предназначена для переплета объемного документа, состоящего из 500 листов стандартной бумаги плотностью 80 г/м².

Другое преимущество брошюровщика, работающего с пластиковыми пружинами – возможность скорректировать уже готовый документ. Если вы случайно перепутали страницы, хотите убрать или добавить информацию, переплет можно раскрыть, вынуть листы и заново собрать брошюру. Таким же образом вы можете повторно использовать пружины от уже ненужных бумаг.

Недостатков у переплетенных пластиком документов немного: они не слишком прочны и раскрываются только на 180 градусов.

Брошюры, переплетенные на металлические пружины, выглядят более солидно и надежно. Листы в них можно переворачивать на 360 градусов, не опасаясь, что они выпадут.

Минус таких документов: если вы случайно ошиблись при сборке, внести коррективы, не испортив пружину, не удастся – металлический «расходник» используется только один раз. Ограничен и размер брошюры: большинство устройств способно скреплять не более 120-130 листов.

Аппараты, рассчитанные на переплет более объемных документов, достаточно редки, а их цена достигает нескольких десятков тысяч рублей.

Выпускают также комбинированные машины: они могут работать как с пластиковыми, так и с металлическими пружинами. Такие брошюровщики удобны, но их стоимость достаточно высока.

Устройства, скрепляющие документы на клейкую основу, называют термопереплетчиками. Расходными материалами для них служат не пружины, а специальные папки, изнутри покрытые клеем.

Вместе с листами их вставляют в машину, которая сначала нагревается и расплавляет клей, а затем под давлением сшивает брошюру.

В результате получается документ, похожий на книжку в мягком переплете – естественно, добавить или поменять местами листы в нем не получится.

Главное достоинство термопереплетчика – высокая скорость работы. Он буквально за пару минут способен скрепить толстый документ даже из сотни страниц, создав прочный и красивый переплет.

Еще один способ классификации машин – по типу привода, который может быть механическим (ручным) или электрическим.

Чтобы проделать отверстия в бумаге при помощи механического брошюровщика, придется вручную опускать рычаг. Большинство моделей перфорирует за один раз не более 15-20 листов, и чем объемнее документ, тем больше времени придется потратить на его переплет.

Работа с электрическим брошюровщиком практически не требует усилий от пользователя. Чтобы на листах появилась перфорация, нужно лишь положить их в устройство и нажать на кнопку.

Вне зависимости от того, на каком приводе работает машина, пружина в документ вставляется вручную. Ее помещают на специальную гребенку брошюровщика, раскрывают, нанизывают бумагу отверстиями на зубцы и закрывают. В одних моделях для выполнения этой процедуры используется тот же рычаг, что для перфорации, в других предусмотрена вторая рукоятка.

По способу загрузки бумаги брошюровщики делят на вертикальные и горизонтальные.

Большинство моделей имеет горизонтальную перфорацию – листы в них надо вставлять в лежачем положении.

Вертикальная перфорация более удобна, поскольку при таком методе установки бумага обычно выравнивается под собственным весом, а приводящие к браку перекосы случаются гораздо реже.

Характеристики

Понять, какая модель оптимальна для вас, помогут характеристики устройств.

Максимальное количество перфорируемых листов показывает, сколько бумаги одновременно может «пробить» брошюровщик. У многих моделей это число составляет 8-15, однако встречаются устройства, перфорирующие до 35 листов за один раз.

Максимальное количество переплетаемых листов – это предельный объем документа, который можно скрепить при помощи конкретного аппарата. У разных машин он варьируется от 95 до 500 листов.

Максимальный формат показывает, с листами какого размера вы сможете работать. Большинство брошюровщиков рассчитаны на стандартный А4, но есть и модели, переплетающие бумагу формата А3.

В некоторых машинах предусмотрены дополнительные опции: возможность отключения ножей для работы с небольшими форматами или регулировка глубины перфорации (расстояния от края листа до начала отверстий). Этот параметр важен для объемных документов из нескольких сотен листов – чтобы бумага не рвалась, отступ желательно делать побольше.

Критерии выбора

Чтобы приобрести устраивающую вас модель брошюровщика, надо обратить внимание сразу на несколько факторов. Если пользоваться устройством планируется время от времени, подойдет переплетчик с механическим приводом. Для компаний, регулярно выпускающих большое количество документов, разумным решением станет покупка электрического брошюровщика, который заметно облегчит работу сотрудникам.

Для изготовления прайс-листов и каталогов удобной будет машина, работающая с пластиковыми пружинами – в этом случае вы сможете без проблем поменять несколько листов в документе при незначительном пополнении ассортимента или изменении цен.

Брошюры, которые планируется часто читать или копировать, нуждаются в прочном и надежном переплете. Для их изготовления имеет смысл приобрести модель, работающую с металлическими пружинами. Скрепленные ею листы свободно переворачиваются на 360 градусов, поэтому такой документ будет удобно класть в ксерокс.

Если вы не ограничены в средствах, можно выбрать комбинированную модель, которая может переплетать бумагу и на пластиковые, и на металлические пружины. Многие из таких машин имеют высокие характеристики: способны одновременно перфорировать до 25 листов и скреплять большие брошюры объемом до 500 листов.

Для сшивания архивных документов оптимален термопереплетчик. Изготовленные с его помощью брошюры имеют компактный корешок, занимая минимум места на полках шкафа.

Если объем работ по переплету небольшой, можно приобрести стандартную машину, перфорирующую за один раз не более 15 листов. Когда документации много, сэкономить время позволит брошюровщик, способный «пробить» стопку бумаги из 20-30 листов.

Выбор устройства зависит и от объема документов, которые планируется переплетать. Одни машины сшивают не более 120 листов, другие модели скрепляют брошюры из 400-500 листов.

Стоимость брошюровщиков начинается от 2 и доходит до 60 тысяч рублей. В категории бюджетных моделей ценой до 10 тысяч рублей в основном представлены термопереплетчики и механические аппараты, работающие с пластиковыми пружинами.

В диапазоне от 10 до 30 тысяч рублей можно выбрать не только механическую, но и электрическую машину, работающую с пластиковыми, металлическими или сразу с двумя видами пружин.

Если вам необходима модель, пробивающая до 30 и скрепляющая до 500 листов, придется заплатить более 30 тысяч рублей.

Источник: https://club.dns-shop.ru/blog/t-301-drugaya-ofisnaya-tehnika/16380-kak-vyibrat-broshurovschik/

Как пользоваться сшивателем документов

Как пользоваться сшивателем документов

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 455-03-75.

Это быстро и бесплатно!

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

  1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
  2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

Что действительно важно:

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее.

Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

Как сшивать документы

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Как сшивать документы на фирме

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички.

Не понятно, как в этом случае оформить пакет.

Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

Минфин «показания»

Источник: http://ruverdict.ru/dokuments/oformlenie/pravilnoe-proshivanie-ustava-i-dokumentov-nitkami.html

О прошивании документов: как правильно сшивать нитками, пошаговая инструкция

Если организация работает с огромным количеством документов, а их сохранность имеет большое значение, то для простого хранения нужно каким-то образом систематизировать документы.

В этом случае полезной будет прошивка документации. После скрепления бумаг можно быть уверенным, что никакой документ не потеряется.

Рассмотрим, какие документы подшиваются и для чего это происходит.

Peгулиpoвaниe пpoшивки дoкумeнтoв в дeлoпpoизвoдcтвe

Как сшить документы для налоговой по требованию

Согласно требованиям Минюста России систематизация документации необходима для того, чтобы весь пакет бумаг был в порядке, по стандартам сдан в архив и т. д.

На данный момент практически в каждой компании есть большое количество бумаг.

Для правильного сохранения документов их передают в архив, откуда по заявлению можно получить архивированные листы, используемые бумаги в работе остаются в открытом доступе для сотрудников.

Важно! Необходимо знать, какие документы сшиваются, и на основании каких законных актов происходит данный процесс.

Дoкумeнты, пoдлeжaщиe пpoшивкe

Каждый сотрудник фирмы, который имеет дело с большим количеством документации, должен понимать, что не вся она подлежит сшиванию. Документ необходимо сброшюровать, если он состоит не менее, чем с двух листов.

Работники кадрового отдела прошивают следующие оригиналы:

  • утвержденные штаты;
  • состав личного и общего приказа.

Бухгалтера должны сшивать:

  • задаточные отчеты;
  • накладные;
  • счет-фактуры;
  • технические паспорта;
  • книги доходов;
  • ведомость по оборотам и остатков на счету;
  • акты проведения работ;
  • если зарплата наличными в кассе предприятия – ведомости на з/п.

Обратите внимание! Как прошивать документы должны знать работники, которые имеют дело с юридическими лицами, однако в данном случае документы – копии, поэтому печать не обязательно ставится. Если сказать в общем, то практически все компании имеют дело с прошивкой документов, различие только в процессе выполнения работы.

Hopмaтивныe aкты, peгулиpующиe пpoшивaниe дoкумeнтoв

Как заверить документы для налоговой по требованию

На законодательном уровне не определены стандарты прошивки документации каждыми структурами фирмы, но при этом существуют общие правила сшивки листов. Приказ Росархива «Делопроизводство и архивное дело» №76, приказ Минкультуры №536 имеют рекомендации того, каким образом происходит скрепление документов, стандартная инструкция по делопроизводству.

Постановление Правительства РФ №439 имеет общую теорию, для чего это нужно, и каким образом это происходит, однако закон РФ «Об архивном деле» описывает только обязанность всех организаций сохранять документацию, но в законе, каким образом следует это производить не указано.

Приказ № 02 – 213 «По делопроизводству в ЦБ» также описывает стандарты хранения документов в архиве во всех банках. Как прошить устав для налоговой, диктует условия налоговая инспекция.

Налоговая служба также контролирует сохранность документов для физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Вариант скрепления документов по ГОСТу

Методика подготовки конфиденциальных документов к прошивке

Какие документы нужны для развода

Перед тем, как сшить документы их нужно пропустить через некоторые подготовительные к прошивке этапы. Правильный процесс прошивки регулируется Приказом от Росархива  №76.

Сначала листы надо пронумеровать, это предотвратит от вероятной утери листа или сокрытия информации. Листы нумеруются все, кроме страницы описи.

Если при прошивке есть конверт, то вначале идет нумерация конверта, а после вложенных в него документов.

Чистые листки не вкладываются в прошивку – их уничтожают. Если вложены какие-либо картинки, диаграммы и т. д., то номер проставляется с обратной стороны вверху слева.

Если вложен лист большого формата, то с правой стороны в верхнем углу ставится номер по очереди листа.

Источник: https://sroorgru.com/kak-polzovatsya-sshivatelem-dokumentov/

Право и юриспруденция
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: