Рабочее задание образец

Содержание
  1. Особенности составления технического задания на выполнение подрядных работ. Образец документа
  2. Как составить ТЗ: подробная инструкция по созданию технического задания
  3. Для чего нужно техническое задание?
  4. Как составить техническое задание
  5. ГОСТ
  6. ISO/IEC/IEEE 29148
  7. Порядок документирования требований
  8. Бриф
  9. Технико-коммерческое предложение
  10. Технические требования
  11. Техническое задание
  12. Технический проект
  13. Эксплуатация
  14. Ведите историю правок
  15. Составляйте список терминов и сокращений
  16. Прописывайте каждую деталь
  17. Как правильно ставить задачи сотрудникам — советы предпринимателям
  18. Какие бывают задачи
  19. Важные долгосрочные задачи
  20. Важные текущие задачи
  21. Ежедневные задачи
  22. Прочие задачи
  23. Как делает Плохой Начальник
  24. Поручение должно быть внятно и однозначно сформулировано
  25. Задача должна быть ограничена во времени
  26. Задачи должны быть измеримыми
  27. Как делает Плохой Начальник
  28. Поручения должны быть выполнимыми
  29. Выбирайте время и место
  30. Соблюдайте субординацию
  31. Как поступает Плохой Начальник
  32. Грамотно выбирайте адресатов
  33. Как действует Плохой Начальник
  34. Назначайте ответственных
  35. Хвалите и мотивируйте персонал
  36. Подытожим
  37. Как ставить задачи сотрудникам: советы и примеры для руководителя
  38. Задачи-приказы и задачи-проблемы
  39. Последствия задач-приказов
  40. Альтернатива: задачи-проблемы
  41. Как грамотно ставить цели сотруднику
  42. Цели по SMART для сотрудников
  43. Конкретизируйте задачи сотрудникам
  44. Определите меры результата
  45. Убедитесь, что цель достижима в обозначенный срок
  46. Убедитесь, что цель значимая
  47. Установите дедлайн и отслеживайте выполнение цели
  48. Чек-лист для постановки SMART-цели сотруднику
  49. Как ставить задачи сотрудникам: примеры
  50. 5 типичных ошибок в постановке целей и задач
  51. Нереалистичные цели и задачи
  52. Узкий фокус внимания
  53. Руководители не отслеживают процесс
  54. Негативные цели
  55. Слишком много целей
  56. Что запомнить

Особенности составления технического задания на выполнение подрядных работ. Образец документа

Рабочее задание образец

Техническое задание – это вид документации, в котором заказчик определяет цель и задачи по ее достижению. Комплекс задач, описанный в техзадании, принимаемый к исполнению, оформляется договором между сторонами. ТЗ является неотъемлемым приложением, являющимся основой для контроля заказчиком объемов, выполненных исполнителем.

Оказываем юридическую помощь. Звоните

Источник: https://pravovoi.center/zpp/uslugi/raboty/tehnicheskoe-zadanie.html

Как составить ТЗ: подробная инструкция по созданию технического задания

Рабочее задание образец

Техническое задание — это то, с чего начинается качественный функциональный продукт. По крайней мере, если таковым является само ТЗ. Если документ будет составлен непрофессионально и без должного внимания, результат окажется соответствующим.

Учитывая характер целевой аудитории блога и общие тренды, скорее всего, имеет смысл описывать технические задания конкретно на цифровые продукты.

Во многом так и будет, но нельзя забывать, что и самые обычные, «аналоговые», продукты тоже требуют документации. Они требовали её ещё до появления самого интернета.

Поэтому для расширения кругозора и для пользы представителей не-цифровых отраслей, стоит приводить отсылки и к оффлайн-проектам.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Для чего нужно техническое задание?

Техническое задание не менее значимо, чем юридический акт, в деле закрепления прав и обязанностей сторон — заказчика и исполнителя.

Фактически это инструкция для разработчиков, конструкторов и других непосредственных создателей конечного продукта. Но по сути техническое задание, определяя жёсткие требования к каждой детали, делает сотрудничество заказчика и исполнителя безопаснее и комфортнее.

Когда каждая мелочь регламентирована, всё на своих местах, все при своих полномочиях и обязанностях, остаётся мало пространства для нечестного манёвра и недопонимания. Идеально, когда его вообще не остаётся.

Более того, конкретное и целостное техническое задание — это первый шаг к качественному результату. Чтобы продукт работал чётко, без сбоев, да и просто безопасно — это тоже периодически стоит на повестке — все его элементы должны быть продуманы. Тщательно и скрупулезно.

Техническое задание — основа как простых односложных продуктов, так и высоконагруженных систем. В каждом случае сценарии функционирования должны быть предусмотрены. Любое действие пользователя должно быть предугадано, и ответом на него должен быть полезный результат.

Именно для того, чтобы работа с конечным продуктом вызывала положительный отклик пользователя и решала его задачи, необходимо проработать идею и детали проекта на самой ранней стадии.

Как составить техническое задание

В первом приближении главные требования к техническому заданию — это продуманность и полнота. Но, так как не во всех случаях составители способны соблюсти данные условия, были разработаны общепринятые стандарты разработки ТЗ.

Во многих вакансиях на позицию системного аналитика или технического писателя можно встретить требование: знание ГОСТ 19 и ГОСТ 34. Что это такое?

Из названия легко понять, что данные стандарты приняты на общегосударственном уровне и являются рекомендуемым образцом разработки технических заданий на территории России.

Вместе с тем, надо помнить, что эти два ГОСТа имеют отношение именно к программным комплексам. То есть, в современном понимании — к сайтам, приложениям, системам автоматизации. ТЗ на размещение предприятия общественного питания в бюджетном учреждении придётся писать по другим правилам.

ГОСТ

Не пугайтесь, но ГОСТ 19 введён в 1980 году. Учитывая, что основа и парадигма программного обеспечения на протяжении долгого времени примерно та же, он пока не утратил своей актуальности. Это можно сравнить со строительством зданий. Конечно, меняются материалы и конструкции, но общие понятия — фундамент, стены, перекрытия — сохраняются.

Согласно тексту Постановления, согласно которому принят данный стандарт, назначение его следующее: «Устанавливает порядок построения и оформления технического задания на разработку программы или программного изделия для вычислительных машин, комплексов и систем независимо от их назначения и области применения».

Само техническое задание должно содержать следующие пункты:

  • Введение;
  • Основания для разработки;
  • Назначение разработки;
  • Требования к программе или программному изделию;
  • Требования к программной документации;
  • Технико-экономические показатели;
  • Стадии и этапы разработки;
  • Порядок контроля и приемки;
  • Приложения.

Более новый стандарт — ГОСТ 34, но и здесь присутствует нюанс. Новее он только на 10 лет. То есть, введён с 1 января 1990 года.

Формулировка назначения выглядит так: «Распространяется на автоматизированные системы (АС) для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т. п.), включая их сочетания…».

Текст технического задания строится по структуре:

  • Общие сведения;
  • Назначение и цели создания (развития) системы;
  • Характеристика объектов автоматизации;
  • Требования к системе;
  • Состав и содержание работ по созданию системы;
  • Порядок контроля и приемки системы;
  • Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;
  • Требования к документированию;
  • Источники разработки.

Разумеется, за прошедшее время подходы были пересмотрены. Введены новые правила и рекомендации. Сами ГОСТы перешли в разряд базовой опорной точки, а конечный результат остаётся на усмотрение составителей. Тем не менее, при работе с госзаказчиками необходимо брать за основу именно ГОСТ.

ISO/IEC/IEEE 29148

Разработанный Международной организацией по стандартизации ISO, данный современный стандарт пригоден для использования помимо всего прочего в международных проектах.

Последняя редакция — ISO/IEC/IEEE 29148:2018, но, к сожалению, она отсутствует в открытом доступе, поэтому возьмём за основу предыдущую, от 2011 года.

По аналогии с ГОСТами, стандарт содержит два раздела. Один из них, SyRS — System Requirements Specification — определяет общие требования к построению систем, их принципам и характеру взаимодействия пользователя с ними. По похожей схеме составлен ГОСТ 34.

SRS — Software Requirements Specifitaion — по аналогии с ГОСТ 19, содержит требования к конечному программному продукту.

Общая схема строится следующим образом:

  • Введение. Назначение продукта или системы, содержание, обзор функций и пользователей.
  • Ссылки.
  • Системные требования. Требования к юзабилити и производительности системы, состоянию, физическим характеристикам, окружению и безопасности, правилам. Для приложений — требования к внешним интерфейсам, к производительности, структуре БД, функциям и юзабилити.
  • Тестирование и проверка. Процедуры тестирование по каждому из пунктов предыдущего раздела.
  • Приложения. Термины, схемы, история правок.

Порядок документирования требований

Выйдем немного за пределы тематики и скажем несколько слов о том, из чего состоит весь процесс документального сопровождения продукта. Ведь он не ограничивается техническим заданием. Сложность сопроводительной документации растёт вместе со сложностью и масштабом продукта.

Разработка лендинга на Тильде или запуск таргетированной рекламы радикально отличаются от создания высоконагруженной биллинговой системы банка. Если первые два продукта способен создать один человек, то последний может потребовать команды из нескольких десятков специалистов из многих областей.

Бриф

В основном, уместен в контексте продуктов низкой и средней сложности. Например, небольшой сайт, воронка продаж или даже копирайтинг.

Бриф обращён к заказчику и не предполагает жёстких финальных требований или детального описания результата. Выверенной должна быть только структура опросника. В него могут входить такие пункты, как:

  • Цель и назначение продукта;
  • Предполагаемый бюджет;
  • Целевая аудитория.

Вопросов на которые отвечает заказчик, может быть до 20-30, но не более, иначе это становится большой нагрузкой. Задача брифа в том, чтобы получить общее направление для обсуждения.

Такой опрос удобно разместить на сайте, если он не сложный. Его можно запрограммировать или дать ссылку на Google формы. Либо просто разместите кнопку обратного звонка, чтобы задать вопросы и проконсультировать клиента прямо в режиме реального времени по телефону.

50 минут в подарок новым клиентам

  • Повысьте конверсию сайта на 30%.
  • Экономьте на тарифах: от 5 рублей в минуту.
  • Настраивайте под ваш сайт. Адаптируйте под все устройства. Тестируйте разные виджеты.
  • Используйте гибкие настройки показа.
  • Стройте отчеты по звонкам: от показа виджета до ключевого слова.

Узнать подробнее

Технико-коммерческое предложение

Здесь речь заходит о действительно крупных проектах. В противном случае нецелесообразно прилагать излишние усилия к созданию подобных документов.

ТКП разрабатывается в рамках маркетинговых мероприятий, когда продукт предлагается потенциальным заказчиком. Если у вас есть собственная концепция, готовая к внедрению или масштабированию, на её основе можно сделать предложение.

Документ содержит не просто идею и общее описание, но некоторые технические подробности. На их основе заказчику удобнее принимать решение, так как он сразу может увидеть, насколько характеристики продукта согласуются с той инфраструктурой, которая есть в наличии.

Бесполезно предлагать промышленные системы вентиляции маленьким кофейням. В других случаях помещение может отвечать требованиям, но электроснабжение окажется несовместимым с требованиями оборудования по питанию.

Технические требования

Если в ТКП требования приводятся самые основные, для ознакомления, то при заинтересованности заказчика с ним составляются уже более детализированные перечни требований.

Техническое задание

Собственно, предмет статьи. Предварительные сведения даны в предыдущих пунктах, а ценные советы ждут вас в следующем разделе.

Технический проект

Этап «живого» проектирования продукта. Здесь начинаются активные действия по разработке решений согласно ТЗ. В ходе работы уточняются и проясняются отдельные нюансы, требования, доработки.

В соответствии с практическими наработками, составляются новые задания и требования — частные технические задания по отдельным подсистемам (ЧТЗ).

Эксплуатация

Важно помнить, что после сдачи проекта стороны распределяют между собой обязанности по поддержанию работоспособности системы. Это тоже должно быть прописано — например, в техническом задании, если не предусмотрено другого порядка.

Перед эксплуатацией и во время неё создаются различные регламенты, описания сервисов, инструкции. Актуализируются текущие версии документов.

Когда условия работы или технологии модифицируются, приходится вносить правки в документы и внедрять изменения в продукт.

Ведите историю правок

Для этого в начале документа создаётся таблица со столбцами: дата, описание, автор. В ней записывается история изменений документа, благодаря которой легко понять, на каком этапе возникло то или иное требование, дополнение, противоречие.

Составляйте список терминов и сокращений

Это правило грамотного подхода к формированию документа. Основной текст предваряется словарём, в котором записаны специальные термины, не являющиеся общеупотребимыми. Особенно уделите внимание тем аббревиатурам и словам, которые применяются только в данному проекту.

Прописывайте каждую деталь

Сайт — это не только код, но и мощности, на которых он работает. В первую очередь, определите, на каком сервере будет размещён сайт, какие у него параметры: ёмкость, оперативная память и другие.

Пропишите периодичность и порядок оплаты сервера — передаст ли заказчик обязанность бухгалтерии или же вы будете получать ежемесячную абонентскую плату, из которой сами должны распределять средства на те или иные нужды.

Позаботьтесь о пользователях. Продумайте, какими браузерами и устройствами они пользуются, какое у них разрешение. Адаптируйте сайт, если речь идёт о нём, под различные технические характеристики устройств.

Не оставляйте белых пятен. При наведении на рисунок, он скрывается? Хорошо, но уточните — он уезжает влево? Становится прозрачным? С какой скоростью? Как он появляется опять? Малейшая деталь без чёткой логики ставит разработчиков и весь процесс в тупик.

Узнать подробнее

Источник: https://blog.calltouch.ru/kak-sostavit-tz-podrobnaya-instruktsiya-po-sozdaniyu-tehnicheskogo-zadaniya/

Как правильно ставить задачи сотрудникам — советы предпринимателям

Рабочее задание образец

Как же так? Еще вчера вы радовались тому, что, наконец-то, взяли наемных работников. Думали, появится время позаниматься глобальными задачами. Но все, как обычно, пошло не по плану.

Работники ничего не понимают, бегают за уточнениями и вообще безобразничают. Не спешите записываться на дорогущие курсы руководителей. Скорее всего, проблема лежит на поверхности. Прочитайте нашу статью и убедитесь сами.

А поможет нам в этом Плохой Начальник. Он все делает не так — учитесь на его ошибках!

Какие бывают задачи

Любые задачи различаются по статусу, срочности и значимости. Постановка текущих целей сильно отличается от планирования стратегических вопросов. Это не значит, что на рутину можно махнуть рукой. Из маленьких шагов и складывается большое целое. Неважных задач не бывает.

Важные долгосрочные задачи

Это все, что касается глобальных задач развития бизнеса. Например, войти в ТОП-10 интернет-магазинов вашего сегмента за 3 года. Или поднять выручку до ста миллионов в месяц в течение года. А может быть, сделать мир чуточку лучше. Такие задачи не раздаются между делом или на очередной планерке. Для этого нужна особая атмосфера и состав участников.

Важные текущие задачи

То, что можно сделать и завтра, но тянуть, все-таки, не стоит. Как пример: сменить поставщика, заключить договор с другой курьерской службой и так далее. Тоже требует определенной подготовки и планирования.

Ежедневные задачи

Это те поручения, которые вы раздаете менеджерам каждый день. Позвонить клиенту, сделать рассылку, заказать партию товара. Вроде бы, ерунда, но именно из таких задач складывается результат работы компании. Но эти вопросы решаются по ходу дела и не требуют особого планирования или подготовки.

Прочие задачи

Переезд в другой офис, покупка новой кофе-машины, организация корпоратива — все это может и подождать. Сделать бы надо, но не горит. За исключением корпоратива, разумеется. Корпоратив — это святое. А все остальное легко можно отодвинуть на второй или даже третий план.

Как делает Плохой Начальник

Но не таков наш герой. Он валит все задачи в одну кучу и смешивает мух с котлетами. Принести в жертву важный проект и заставить заниматься корпоративом лучшего сотрудника? Легко.

Забыть о важной цели и сосредоточиться на сиюминутных перспективах? Без проблем. Ну можно же подождать полгода и не покупать новый “Мерседес”, а вложить деньги в развитие бизнеса. Но это же — Плохой Руководитель.

А “Мерс” такой блестящий и быстрый — как тут устоять. И друзья на таких ездят.

Поручение должно быть внятно и однозначно сформулировано

Задача, которая может быть истолкована неверно, обязательно будет истолкована неверно. Так уж работает человеческая психика. Для прикола, попробуйте сделать следующее. Опишите человеку предмет, о котором он не знает. Не представляет, как он выглядит. Например, машинку для стрижки бороды. Самое главное, чтобы человек не видел эту вещь раньше.

А теперь попросите оппонента нарисовать то, что вы описали. Догадайтесь, насколько изображение будет близко к реальному облику вещи? Наверняка оно не будет напоминать его даже отдаленно. И это нормально.

С постановкой задач все то же самое. Если бросить менеджеру между дел “ты бы звякнул клиенту” — будьте уверены: позвонит не тому покупателю. Или не по той теме, которую вы имели в виду. У менеджера свои мысли и заботы, и он воспримет поручение по своему.

Поэтому максимум подробностей никогда не будет лишним. Рассказывайте детали и тонкости. Но не перегибайте палку. Как только заметили, что человек начал раздраженно кивать и в глазах читается “да понял я, понял” — прекращайте рассуждения.

Задача должна быть ограничена во времени

Сотрудник всегда должен знать, сколько времени ему дается на выполнение задания. Поверьте: все ваши работники очень заняты и сами расставляют временные приоритеты. Все задачи делятся для них на срочные и не срочные. Забудете сказать, к какому времени нужно решить вопрос, и задача будет поставлена в конец очереди. А потом вам скажут: “ты же не сказал, что срочно”.

Лайфхак:никогда не ставьте крайние сроки. Если презентация назначена на 1 сентября, ни в коем случае не делайте дедлайн накануне.

Пусть ответственный сотрудник сделает проект к 20 августа. Это страховка на случай, если что-то пойдет не так — скорее всего, так и будет. Либо работник просто не успеет, либо сделает что-то не так.

А тут — бац! Есть время для маневра. Можно не спеша все доделать и исправить.

Задачи должны быть измеримыми

Разговаривать в формате “нам нужно поднять выручку” — не вариант. Нужно поднять — говорите, на сколько. До миллиона, до миллиарда — конкретно. Расширить штат сотрудников — на сколько штатных единиц. Открыть новые филиалы — сколько и в каких городах.

Только цифры, только конкретика. Если преподносить информацию абстрактно — толку не будет. Работники отчитаются о результатах, но цифры будут отличаться от тех, которые вы имели в виду. Поэтому показатели нужно озвучивать.

Особенно, если речь идет о количественных показателях.

Как делает Плохой Начальник

Наш герой собирает всех у себя на ковре и начинает топать ногами, делать серьезное лицо и устраивает разнос сотрудникам. Дескать, не такой рост он имел в виду. Не таких финансовых показателей ожидал от вас, растяп. Ну, а то, что не сказал сразу — так вы сами должны были додуматься, выжспециалисты. И за что я вам только деньги плачу?

Поручения должны быть выполнимыми

Здесь мы сразу начнем с Плохого Начальника. Наш горе-босс считает, что нужно ставить сотрудникам невыполнимые задачи. Он прочитал в умной книжке метафору: “требуй невозможного и получишь максимум”. И воспринял это как руководство к действию. А результат получил обратный.

Сколько бы ни старались подчиненные, цель никогда не бывает достигнута. Вроде бы и результаты неплохие, а удовлетворения нет: задание не выполнено. Босс просил поднять продажи в 3 раза, а мы подняли только в 2 с половиной. Облажались, ничего не скажешь. Никому и не придет в голову, что поручение нельзя было выполнить в принципе. У всех в голове — только горечь поражения.

Если такое безобразие продолжается долго, это входит в привычку. Сотрудники перестают чувствовать вкус победы, радоваться достигнутым целям и праздновать результаты. Кругом только тлен и безысходность. Именно так хорошие работники становятся офисным планктоном. Еще пара штрафов за невыполнение плана — и готово.

Именно поэтому цели должны быть осязаемыми и достижимыми. Достигнутая цель — это как один шаг навстречу большой идее. Сотрудники должны видеть результаты своей работы. Если этого не будет — они потеряют интерес.

Выбирайте время и место

Убедитесь, что сотрудник, которому выдается поручение, готов вас видеть и слышать. В идеале нужно раздавать задания в одно и то же время. Лучший вариант — оперативные совещания. Работники всецело ваши, слушают, записывают и усваивают информацию.

Соблюдайте субординацию

У вас есть отдел продаж, во главе которого стоит начальник отдела. Он подчиняется вам, а ему — менеджеры по продажам. Раздавайте поручения относительно работы продажников начальнику отдела, а не его подчиненным. Помните древнее правило: вассал моего вассала — не мой вассал.

Как поступает Плохой Начальник

Наш герой считает, что он главный босс, а значит, ему подчиняются все. Вообще все. Он дает указания уборщицам относительно мытья полов, менеджерам — касательно отношений с клиентами, а водителям напоминает правила дорожного движения. Бежит впереди паровоза, только наоборот.

Простой менеджер не может ослушаться хозяина — все-таки он тут решает все. Приходит горе-босс, говорит — “звони клиенту” — и тот приступает к выполнению распоряжений. Только вот беда в том, что тот забыл предупредить начальника отдела, что его подчиненный делает не ту работу, которую ему поручил непосредственный руководитель. И все идет наперекосяк.

Грамотно выбирайте адресатов

В зависимости от статуса и срочности задачи, ее нужно правильно адресовать. Глупо поручать менеджеру стратегические вопросы, да еще и между делом. Для этого нужно провести собрание учредителей или партнеров, хорошо подготовившись к встрече. Да еще и хорошенько подготовиться к встрече.

Как действует Плохой Начальник

Наш герой нервно курит в сторонке. Он слабо разбирается в делегировании полномочий, поэтому поручает задачи всем подряд, вне зависимости от статуса и сроков. А если сомневается — пытается тащить все сам. Потом жалуется, что ничего не успевает.

Назначайте ответственных

Опять дадим слово нашему герою. Он делает так: собирает подчиненных в своем кабинете и транслирует на них свои великие мысли. “Друзья, нам нужно повысить ключевые показатели” — вещает он. “Компании требуется улучшить клиентский сервис” — добавляет наш герой. “А в конце осени требуется провести выездную поездку на природу с шашлыком, пейнтболом и женами.”

Довольный собой, Плохой Начальник заканчивает оперативное совещание. Он удовлетворен и счастлив: поручения раздал, мысли высказал, цели поставил. Сотрудники отнеслись с пониманием: кивали головами, улыбались и даже предлагали варианты решения вопросов. Скоро все идеи воплотятся в жизнь — как пить дать.

Да только не воплотятся, вот в чем беда. Плохой Начальник забыл одну маленькую деталь — назначить ответственных за выполнение конкретных поручений. Кто должен заняться повышением позиций? Непонятно. А кто отвечает за выезд на природу? Да кто ж его знает.

А надо было, всего лишь, назвать фамилии ответственных сотрудников. Петров, ты отвечаешь за это, а ты, Иванов — за то. В идеале составить протокол оперативного совещания и собрать подписи. Чтобы не отвертелись.

Хвалите и мотивируйте персонал

Эх жалко, что Плохой Начальник об этом не знал. Даже простое человеческое спасибо способно сотворить чудеса. Но наш герой считает, что не стоит до этого опускаться — он же босс. Общается только официально и не позволяет перехода на личности.

На самом деле похвалить сотрудника, отлично справившегося с заданием — совершенно нормально. Это мотивирует к дальнейшим свершениям. В сознании формируется четкая связь: сделал хорошо — начальник заметил и оценил.

Можете мотивировать на опережение. Если сказать работнику: “Ты получил это задание, потому, что хорошо справился с прошлым поручением и я тебе доверяю” — он свернет после этого горы.

Подытожим

Раздавать поручения не так просто, как кажется на первый взгляд. Не берите пример с нашего героя. Этот несерьезный собирательный образ мы придумали для того, чтобы показать вам возможные ошибки. Если вы узнали себя в Плохом Начальнике — пора задуматься о смене формата общения с персоналом. Удачи!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-stavit-zadachi-sotrudnikam

Как ставить задачи сотрудникам: советы и примеры для руководителя

Рабочее задание образец

Почему одни задачи сотрудники выполняют, а с другими постоянно возникают проблемы? Анализ компании ZSC показывает, на продуктивную работу сотрудник тратит в среднем 3,5 часа из 8. Остальное время он занимается личными делами. Но как ставить задачи сотрудникам, чтобы они эффективно использовали рабочее время? Подготовили материал, из которого вы узнаете:

Про задачи-приказы и задачи-проблемы
Про цели по SMART для сотрудников
Как ставить задачи сотрудникам правильно
5 типичных ошибок в постановке целей и задач

Задачи-приказы и задачи-проблемы

Важно осознать, каждая задача — не приказ с предельно точной инструкцией. Если подойти к решению оптимально и творчески, результат превысит все ожидания.

Примеры задач-приказов

Отремонтируй принтер!Срочно позвони Ивану Геннадьевичу!

Подготовь отчет за прошедшую неделю!

Последствия задач-приказов

Приказ — бездумное выполнение в узких рамках. Сказано — сделано. Человек выполняет задачу, не задумываясь, зачем и кому это нужно. Такой путь не ведет к развитию навыков и самостоятельности.

Сотрудник не нацелен на результат. Если что-то пошло не так, он не готов стараться усерднее и проявлять инициативу. В итоге не растет ни он сам, ни компания. Такой работник теряет всякую мотивацию, отсиживается в офисе от зарплаты до зарплаты и стремительно деградирует.

Альтернатива: задачи-проблемы

Позвольте сотруднику самому выбирать способ решения конкретной задачи и отвечать за результат. Поощряйте его удачный выбор. Это путь роста. Так сотрудник чувствует себя свободным, выполняет поставленные ему задачи без четких рамок от руководителя. Он осознает свой вклад, значимость для компании и коллектива.

Дело не в глобальных изменениях системы, а только в правильных словах и формулировках. Грамотно выстроив их, вы получаете команду сотрудников, готовых с энтузиазмом, рвением приступать к работе и выполнять даже самые сложные задачи.

Примеры задач-проблем

К обеду придет клиент, нужно отремонтировать принтер и распечатать маркетинг-кит.

Звонил Иван Геннадьевич, просил внести правки в макет.
Конверсия снизилась на 30%, мне важно выяснить причину.

Как грамотно ставить цели сотруднику

  • Начните с предыстории, расскажите, откуда и для чего важно выполнить текущую задачу.
  • Обозначьте суть задачи и условия выполнения.
  • Опишите следующие этапы работы и ответственных за выполнение.
  • Поставьте и обоснуйте сроки.
  • Объясните, почему задачу выполняет этот сотрудник, похвалите его сильные стороны.
  • Предложите вариант решения задачи, но предупредите, он не единственно верный.

Так ваша команда будет видеть всю картину. Он мотивирован выполнить задачу креативно, в срок и с полной ответственностью за результат.

Такие сотрудники быстро развиваются, а компания идет вперед.

Цели по SMART для сотрудников

Если сформулировать задачу четко и ясно, достичь её гораздо проще. Разберем концепцию Smart-целей. SMART — это аббревиатура: S — Specific (конкретная), M — Measurable (измеримая), A — Achievable (достижимая), R — Relevant (значимая), T — Time Boand (ограниченная во времени).

Конкретизируйте задачи сотрудникам

  • Определите результат, которого хотите достичь.
  • Используйте глаголы, избегайте общих, неоднозначных формулировок.
  • Назначьте ответственных.
  • Уделите внимание деталям, особенно для формирования задач новичкам.

Неправильно: срочно написать статью об автоворонках.

Правильно: написать статью на 9500 знаков для блога “Практическое применение автоворонок” до 1 июня.

Определите меры результата

Цель должна быть измеримой. Обозначьте конкретные критерии: показатели, метрики и т.д. Используйте вопросы:

  • Когда будет понятно, что цель достигнута?
  • Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
  • Какое значение у этого показателя?

Неправильно: создать пару постов для социальных сетей.
Правильно: создать 2-3 поста для социальных сетей — сообщить об акции до конца недели и охватить не менее 5000 человек.

Убедитесь, что цель достижима в обозначенный срок

Реалистичность цели влияет на мотивацию сотрудника. Если ожидания слишком завышены, исполнитель теряет веру в себя.

  • Убедитесь, что у сотрудника достаточно времени, знаний и опыта для выполнения текущей задачи.
  • Проверьте наличие необходимых ресурсов (инструментов, информации, инвестиций).

Неправильно:поручить дизайнеру создать статью в блог.
Правильно:поручить копирайтеру текст для статьи, дизайнеру — иллюстрации и обратную связь по материалу о дизайне.

Убедитесь, что цель значимая

Задайте вопрос: “Какие выгоды для компании принесет решение поставленной задачи?” Если компания не получит выгоды, такая цель не принесет результатов, а только отнимет ресурсы.

Установите дедлайн и отслеживайте выполнение цели

Ничто так не ускоряет выполнение задачи, как приближение дедлайна.

  • Укажите срок завершения задачи.
  • Большую задачу разделите на этапы и соответствующие им дедлайны.
  • Контролируйте или назначьте ответственных за поэтапное выполнение.

Неправильно: Провести опрос постоянных клиентов в ближайшее время.
Правильно: Провести опрос постоянных клиентов до 10 июня. Список вопросов прилагается.

Чек-лист для постановки SMART-цели сотруднику

  • Поставьте четкую, конкретную задачу.
  • Назначьте ответственного.
  • Пропишите дедлайн.
  • Когда будет понятно, что цель достигнута?
  • Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
  • Какое значение у этого показателя?
  • Какие выгоды для компании принесет решение
    поставленной задачи?
  • Все ли ресурсы есть для достижения цели в срок?

Как ставить задачи сотрудникам: примеры

  • Поручить менеджеру по продажам провести опрос всех постоянных клиентов компании до конца текущей недели. Список вопросов прилагается.
  • Назначить руководителя отдела продаж ответственным за ежедневную проверку скрипта продаж у каждого менеджера в начале рабочего дня.
  • Запросить у аналитика посещаемость сайта за последние 3 месяца.
  • Поручить директору разработку бонусной системы за перевыполнение плана продаж менеджерами до 4 июня.
  • Поднять оборот отдела продаж на $5000 до конца июля 2018 года.
  • Поручить копирайтеру макет презентации проекта “Новострой ЖК Павловский” для клиентов до 10 июня.
  • Поручить верстальщику разработать мобильную версию сайта компании до конца июня.
  • Запросить у бухгалтера отчет о выдаче заработной платы сотрудникам отдела продаж за последние полгода.

5 типичных ошибок в постановке целей и задач

При всем изобилии информации о постановке целей и уверенности в своей правоте, все мы продолжаем делать ошибки. Разберем самые распространенные.

Нереалистичные цели и задачи

Мы переоцениваем то, что можем сделать за год и недооцениваем, что можем сделать за пять лет. В результате космические планы не выполнены, мотивация действовать дальше на нуле.

Делите слишком объемные задачи на несколько мелких. Ставьте дедлайны и последовательно контролируйте их выполнение. Поручайте сотруднику дела, результат которых зависит от него самого, а не от внешних обстоятельств.

Неправильно: поручить менеджеру сделать оборот $1000 за 2 дня.
Правильно: поручить менеджеру провести 20 презентаций за неделю.

Узкий фокус внимания

Многие сосредотачивают внимание на одной конкретной сфере. Погружаются в неё целиком, не видят общей картины и рычагов с других сфер, которые могут повлиять на общий результат.

Например, нужно вдвое больше продаж. Руководитель проводит ежедневные собрания менеджеров, разрабатывает систему мотивации, создает новые скрипты. Продажи падают. Руководитель злиться, менеджеры стрессуют.

Важно выявить причину. Аудитория может быть холодной, есть ошибки в рекламных объявлениях, неправильно определены интересы потенциальных клиентов, есть стратегические ошибки в подходе к самой лидогенерации. В таком случае уделите внимание маркетингу и поиску ресурсов.

Руководители не отслеживают процесс

Практически у всех руководителей масштабное мышление и глобальные задачи. Они с головой погружены в работу и ждут крутых результатов.

Если не отслеживать короткие успехи, снижается мотивация. Фокус смещается на выполнение конкретной задачи. РУководитель теряет видение более оптимальных путей решения.

Будьте внимательны. Отслеживайте мелкие успехи и корректируйте план выполнения задачи.

Например, если у вас стоит задача повысить продажи на 10% за ближайшие 1,5 месяца, разделите её на ряд подзадач. Усовершенствуйте скрипты, отправьте менеджеров на обучение, поручите создать воронку продаж специалисту и т.д.

Негативные цели

Только 3,5% людей четко знают, чего хотят. Остальные 96,5% знают чего они не хотят и фокусируются на этом.

Четко сформулированные мысли напрямую влияют на достижение цели. Негативные цели (перестать опаздывать, не забывать ежедневно читать) закрывают путь к решению проблем. Более разумно задуматься о путях достижения желаемого результата.

Неправильно: Не опаздывать на работу.
Правильно: С завтрашнего дня приходить в офис за 5 минут до начала рабочего дня.

Слишком много целей

Зачастую хочется сделать или поручить кому-то всё и сразу. В итоге человек не видит приоритетов. У него возникает стресс и нежелание что-либо делать. Груз кажется неподъемным.

Помните, важно не количество, а качество. Выставляйте приоритет по 10-бальной шкале. Прежде делегируйте самые важные задачи и доносите их значимость исполнителю. Анализируйте раз в неделю загруженность своего отдела, чтобы понять, как ставить задачи сотрудникам в будущем.

Что запомнить

  • Задачи-приказы могут быть эффективными, но не в долгосрочной перспективе.
  • Задачи-проблемы позволяют найти больше решений и развивают сотрудников.
  • Ставьте цели по SMART — конкретные, измеримые, достижимые, значимые и ограниченные во времени.
  • Поручайте сотруднику дела, результат которых зависит от него самого, а не от внешних обстоятельств.
  • Процесс тоже важен, не нужно мерить только по результату. Отслеживайте мелкие успехи и корректируйте план выполнения задачи.
  • Учитывайте значимость задач и их приоритет, чтобы упростить жизнь себе и коллегам.

Простые и практичные инструменты легко внедрить, а главное — они работают.

Используйте эти советы, чтобы сформировать сильную команду, упростить себе жизнь и вывести бизнес на новый уровень.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d9dc0b943fdc000ad772515/kak-stavit-zadachi-sotrudnikam-sovety-i-primery-dlia-rukovoditelia-5ecf8b32ff79463f449cb4e1

Право и юриспруденция
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: